SPECIAL LØSNING TIL MAIL UDSENDELSER

Her er en gennemgang af flowet af denne special løsning til mail udsendelse af servicemails til flere kunder på samme tid.

01. Udlæs kunde data fra ERP system

Behovet for at udsende løbende mail vedrørende service besøg udlæses fra kundens ERP system/bogholderisystem. Der generes en rapport som er afgrænset på dato for næste service besøg og et bestemt område/by. Udlæsningen sker som en CSV-fil. Denne fil kan indlæses efterfølgende med oplysninger om navn, adresse, postnummer og by. Disse data kan bruges til at personalisere service mailen.

02. Import kunde data til Sheets

Til at organisere data bruges Google Sheets til indlæse CSV-filen fra ERP systemet. Hver række i regnearket repræsenterer en udsendelse. Kolonne overskrifterne repræsenterer felterne til at personalisere de kommende mail udsendelser.

03. Udsend service mails via ESP system

ESP – Email service provider, I dette tilfælde anvendes Gmass, som er et ESP system, som er en tilføjelse til Google Gmail. Dette program organiserer de udlæste data fra ERP systemet. Der fremstilles en servicemail med informationer om hvilke datoer og tidspunkt, som kan bookes. I selve Gmass systemet oprettes en kampagne, som udsendes cirka 14 dage før de planlagte datoer for servicebesøget. Service mailen indeholder et link til online booking.

04. Kunden booker aftale i online kalender

Når kunden modtager mailen, så klikker kunden på linket til online booking. Online booking er lavet i Microsoft Bookings. Her kan oprettes en booking side med kalender og mulige tidspunkter, som kan bookes. Når kunden valgt et tidspunkt, så sendes en bekræftelses mail og en kopi sendes til administrator af kalenderen.

Resultat -> service besøg aftalt

Dette flow til at udsende personaliseret mails på en organiseret måde fremmer effektiviteten og minimerer manuelle processer. Flowet sikrer også at antal mails kan skaleres uden at bruge flere resurser.